Conservazione digitale

Conservazione digitale

Vantaggi e Benefici

• Efficienza gestionale

• rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in esso contenute;

• efficienza dell’organizzazione in termini di modernità organizzativa e gestionale, rapidità e disponibilità;

• maggiore controllo dei processi documentali.

 

Riduzione (tempi e costi)

• costi (diretti ed indiretti) sui processi operativi;

• spazi dedicati all’archivio dei documenti;

• tempo dedicato alla gestione, con recupero di personale ed attività produttive;

• tempi di svolgimento delle attività relative ai documenti;

• impatto organizzativo delle visite ispettive da parte degli organi competenti.

 

Formati Standard della Conservazione

• Per conservare a norma è fondamentale usare i seguenti formati (tale elenco verrà periodicamente aggiornato seguendo l’evoluzione normativa):

• PDF – PDF/A

• TIFF

• JPG

• Office Open XML (OOXML)

• Open Document Format

• XML

• TXT

• Formati Messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME)

 

Tipologia di Documenti da Conservare

• Di seguito riportiamo la lista dei documenti che possono essere conservati in modalità digitale:

• libro giornale e libro degli inventari

• scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali

• scritture ausiliarie di magazzino

• registro dei beni ammortizzabili

• registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse

• dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)

• modelli di pagamento (F23 e F24)

• libri sociali

• bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa

• relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili

• fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili

• ricevute fiscali e scontrini fiscali

• documenti di trasporto (DDT)

• scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie

• nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo

• libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)

• fattura elettronica PA attiva

• fattura elettronica PA passiva

• notifica fattura elettronica PA attiva

• notifica fattura elettronica PA passiva

• contratto

• deliberazione di giunta e di consiglio

• determinazione dirigenziale

• registro giornaliero di protocollo

• fascicolo elettorale elettronico

• documento protocollato

• Oltre alle tipologie documentali standard, è poi possibile richiedere a InfoCert la creazione di tipologie documentali nuove, che rispondano completamente alle esigenze di chi le richiede, concordando i metadati e le modalità di invio.